Автоматизация: целиком и из лоскутков

Хороним доработки программы, переходим на типовые функциональные возможности — таким решением руководители ставят точку в длинной цепи конфликтов бухгалтерии и IT-службы. Речь идет о проблеме поддержки сложных систем комплексной автоматизации, например, 1С «Управление производственным предприятием» (системы управления предприятием ERP). После изменений в бухгалтерском законодательстве, налоговых требованиях и фискальной отчетности типовое обновление 1С или SAP уже не подходит к доработанной IT-специалистами программе. Подключение данных изменений зачастую требует много времени. Как следствие — у компании возникают риски из-за не поданных  вовремя налоговых деклараций, на постоянную поддержку индивидуальной системы тратятся значительные силы и средства.

А нужна ли была ERP-система?

Путь EPR — сродни забегу на длинную дистанцию. Нужно рассчитать силы и четко видеть цель на каждом этапе. Нужно оценить издержки в угоду достижения этой непременно более значительной цели. Руководители, приобретающие ERP-систему, зачастую плохо информированы о технологии обновления и стоимости сопровождения. Зачастую в процессе демонстрации специалистами  IT-компаний делается упор на положительных аспектах комплексной автоматизации. Издержки нивелируются или не упоминаются вовсе. В итоге, плохо проинформированный клиент остается неудовлетворенным.

То, что нужно знать при выборе ERP-системы

• Поддержание ERP высокозатратно. Принцип одноразового вложения с целью последующей экономии средств не работает.
• Эксплуатация ERP-системы не может быть вечной. В условиях нестабильных рынков внедрение ERP играет роль одной из ступеней разгонного блока ракеты, и вскоре в работу должна вступить следующая ступень. Эффективность работы ступени оценивается достигнутыми целями и оценкой понесенных издержек.
• Внедрение ERP-системы невозможно провести за один-два месяца. При этом внедрение ERP–системы не должно превышать 8 месяцев, иначе предприятие меняется настолько, что требования к внедряемой системе необходимо писать заново.

Основные цели внедрения ERP-системы

• Оперативный анализ за минуты может выполнять компьютер, а не штат исполнителей. В руках руководителя в любой момент будут точные показатели!
• У линейных руководителей есть время для регулярного менеджмента, без непрерывной подготовки отчетов в Excel.
• Функции исполнителей могут стать более понятными после того, как пропадет необходимость заносить одни и те же данные в разные системы и контролировать точность ввода. Данные могут быть мгновенно доступны другим пользователям и даже клиентам, если, например, работает интернет-магазин.

По опыту «АБС», идеальный баланс индивидуальных разработок к типовому функционалу 20:80. Без индивидуальных разработок в системе сложно отразить нюансы компании и ее стратегии.

Из лоскутков

Рассмотрим простой путь автоматизации по частям: путь лоскутной автоматизации. В этом случае не используется единая система и каждый участок автоматизируется индивидуально, в отдельной программе с отдельной базой данных. Путь лоскутной автоматизации предпочтителен,  когда руководитель сознает, что предприятие еще не готово к внедрению ERP-системы, еще должным образом не выстроены бизнес-процессы, есть неразрешимые функциональные перекосы. На этом этапе находится большинство крупных предприятий в нашем регионе. Однако и лоскутная автоматизация должна проводиться не стихийно, а системно. Например, оригинальным решением является аккумулировать все индивидуальные особенности предприятия в одной системе, бухгалтерский учет вывести в другую, а в ней полностью отказаться от доработок (рисунок).

Как выбрать путь, по которому пойти? Как получить  систему  автоматизации удобную для работы, обновляемую и за приемлемое время?

Есть определенный набор инструментов и приемов, находящийся в технологическом арсенале IT-Компании. Мы стараемся, чтобы на этапе переговоров и предварительного обследования, заказчик был информирован, как его комплексное решение будет работать, обновляться, и сколько будет стоить его поддержка.

Ведь, с заказчиком, четко знающим, что он хочет получить  от автоматизации, реально оценивающим временные, финансовые и организационные издержки можно планировать отношения на долгие годы. Это один из элементов стратегии IT-Компании АБС.